5 best practices om efficiënter te rapporteren

Of je nu als een in-house marketeer werkt of bij een agency. Je ontsnapt niet aan het zwarte beest der marketeers: rapporteren! En laten we nu even eerlijk zijn, het is niet onze favoriete bezigheid om iedere maand opnieuw de cijfers manueel te verzamelen. Maar hoe zorg je er nu voor dat je efficiënter en beter kan rapporteren?

DashThis is een Canadees bedrijf dat zich specialiseert in het rapporteren over digitale campagnes. Wij gebruiken hun platform dan ook om overzichtelijke online dashboards te maken van digitale campagnes, ongeacht het kanaal. 

Hoe kan je als marketeer efficiënter en beter rapporteren? Laat dat nu juist de vraag zijn die Dashthis stelde aan meer dan 1.000 marketeers wereldwijd. Het resultaat van deze rondvraag? Meer dan 49 best practices om je rapportage nog beter te maken.

Ik ging op zoek naar de kern van de zaak en selecteerde de 5 best practices om efficiënter en duidelijker te rapporteren over jouw digitale campagnes.

1. Stop met al je data manueel te verzamelen

DashThis voorziet een automatische koppeling met al je mogelijke databronnen. Denk aan Google Analytics, Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Advertising, Instagram, Campaign Monitor, SEMRush, of csv-files ... en nog veel meer.

Maar Maarten, bijna al die data kan ik toch ook in Google Analytics terugvinden? Klopt als een rapportagebus! Maar we merken vaak dat onze klanten door de overdaad aan data in Google Analytics de bomen door het bos niet meer zien. Met een aparte tool kan je enkel de data selecteren die je zelf belangrijk vindt.

Daarnaast kan je op bepaalde parameters ook dieper inzoomen, denk bijvoorbeeld aan engagement statistieken, die Google Analytics niet toont.

Een ander nadeel van manuele rapportage is dat bij het uitsturen van je rapport je data eigenlijk al verouderd is. Met DashThis creëer je een dashboard waarmee je als het ware à la minute je data kan raadplegen.

Gedaan dus met alle data manueel te verzamelen in spreadsheets. De tijd die vrij komt door dit soort tools kan je gebruiken om de cijfers te analyseren en actiepunten te formuleren.

2. KISS-rapporten

KISS staat voor Keep it Short and Simple. Als marketeer heb je vaak de neiging om alle relevante data in één rapport te tonen. Vaak maak je ook verschillende aanknopingspunten waardoor je dashboard al snel een warboel van data is.

Selecteer daarom enkel de parameters die voor je klant of manager van belang zijn. Vraag bij de start van een nieuw project dan ook altijd welke KPI's (Key Performance Indicators) nodig zijn om het project nadien te evalueren. Of het nu gaat om websitebezoekers, conversies, leesdiepte of sessieduur. Benoem het en vertaal het naar duidelijke KPI's.

Jacky

Yappadvies: Doe de oma-test! Beeld je in dat je dit rapport moet presenteren aan je oma die geen achtergrond heeft in online marketing. Zorg dat ook zij alle gebruikte termen en parameters begrijpt.

Denk bij het opmaken van je dashboard ook steeds kritisch of de dataset je klant of management zal helpen om een beslissing te vormen. Indien dit niet het geval is, weg ermee!

3. Kies de juiste visualisatie

Opnieuw, verplaats je even in de schoenen van je klant of manager. Tussen alle meetings door willen ze via jouw online dashboard zien of het goed of slecht gaat. Help de ontvanger van je rapport dus om in één oogopslag de juiste conclusie te maken. Kies daarom per dataset de juiste visualisatie. Sommige gegevens komen bijvoorbeeld beter tot z'n recht in een taartdiagram en andere dan weer in een staafdiagram. Ook dat is efficiënter werken!

Waak er natuurlijk over dat het geheel nog steeds overzichtelijk blijft en de essentie van de cijfers naar boven komt. Plaats minder belangrijke data daarom ook op een lagere positie zodat de essentiële informatie als eerste binnenkomt.

 

4. Combineer verschillende tijdspannes

De meeste rapporten worden op maandbasis gegenereerd, maar het is ook belangrijk om andere tijdspannes te visualiseren. Zo kan het bijvoorbeeld interessant zijn om jaar-over-jaar datasets toe te voegen om seizoenaliteit te spotten. Soms kan het anders vallen van een vakantieperiode bijvoorbeeld zorgen voor een dip in je rapportage. Een jaar-over-jaar rapport helpt je om meer context te schetsen over eventuele ups en downs.

Stel jouw bedrijf heeft een groeipad (in %) bepaald dat je wil behalen voor het komend jaar. Als dat groeicijfer is gebaseerd op historische data, bijvoorbeeld op de omzet of groei van vorig jaar, dan is het logisch dat je maand-op-maand wil vergelijken met de data van vorig jaar.

Op deze manier kan je perfect spotten of je op schema zit en kan je achteraf eenvoudig terugkijken welke maanden het verschil gemaakt hebben. Ook dat moet je dus doortrekken in de daarvoor relevante gedeeltes in jouw dashboard.

5. Vergeet je eigen visie niet

Het bezorgen van je rapport is stap één, je eigen interpretatie en visie eraan koppelen is de extra stap die je moet maken. Een veelgestelde vraag die bij het communiceren van je rapportage aan bod komt is: zijn we goed bezig? Uiteraard is dat afhankelijk van verschillende factoren. Maar tracht het antwoord op deze vraag al zo goed zelf mogelijk te formuleren.

Hebben we bijvoorbeeld hetzelfde marketingbudget tot onze beschikking als vorig jaar? En hebben we überhaupt dezelfde acties gedaan? Aan de hand van je eerder bepaalde KPI's kan je normaliter wel afleiden of je goed bezig bent of niet. Formuleer je visie steeds volgens het CAI-principe:

  1. Context: waarom is de KPI gewijzigd?
  2. Actie: wat is je aanbeveling op basis van de resultaten en de bijhorende context?
  3. Impact: welke impact verwacht je indien de aanbevelingen worden uitgevoerd?

Mocht je nood hebben aan extra data, kan je de behaalde resultaten ook altijd even afchecken met de beschikbare benchmarks van je sector. Via Google Analytics kan je die trouwens eenvoudig toevoegen aan je bestaande views.

Schrik er ook niet voor terug om ook de negatieve cijfers toe te lichten. Dit kan vaak de aanleiding geven tot bepaalde problemen binnen je marketingplan of net nieuwe opportuniteiten aan de oppervlakte brengen.

 

Wat hebben we vandaag geleerd?

  1. Stop met je data manueel te verzamelen
  2. KISS: Keep It Short and Simple
  3. Kies de juiste visualisatie per dataset
  4. Combineer tijdspannes om ups en downs te verklaren
  5. Vergeet je eigen visie NIET

 

Kan jij nog wat hulp gebruiken met je rapportage?
Neem contact met ons op of stel je vraag via onze Facebookpagina