9 krachtige tools die van thuiswerken een succes maken

Hoe pak je remote communicatie aan? Of voel je minder betrokkenheid met je collega's? Of is er misschien geen goede opvolging van projecten? Allemaal mogelijke valkuilen bij remote werken! Onderstaande tools maken thuiswerken bijna even makkelijk als werken vanop kantoor.

Uit het State of Remote Report van Buffer in 2019 bleek dat het voor heel wat collega's niet evident is om van thuis uit te werken. Het werk volledig 'vergeten' na je werkdag stond met stip op nummer één. Kort gevolgd door het ontbreken van collega's in je buurt, moeilijkheden om samen te werken en communicatie die niet altijd van een leien dakje loopt.

Als digital agency gebruiken wij sowieso al heel wat tools om onze werking & communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We delen ze graag zodat jij ook efficiënter kan thuiswerken!

Project management-tools

Een project of budget vanop afstand managen? Niet altijd even handig als je van thuis uit werkt, al helemaal niet als meerdere personen betrokken zijn. Onderstaande remote tools helpen je projecten in goede banen te leiden.

1) Teamleader

Wil je graag de status van je uitgestuurde offertes bekijken? Of een overzicht van de planning van je collega's? Dan heb je aan Teamleader een hele hulp. Met deze Belgische tool heb je heel veel mogelijkheden én is zo dus zeer geschikt voor het managen van je projecten. Van CRM en planning tot sales funnel en facturatie.

Op deze manier kan er perfect opgevolgd worden welke taken er nog moeten uitgevoerd worden, hoeveel projectbudget er nog over is én met welke taken je collega's bezig zijn.

Gratis versie mogelijk? Ja
Prijs per maand: 12,50 - 40 euro per gebruiker
Website: www.teamleader.be

2) Miro

Verlies je het overzicht van alle taken die op jouw bord of op het bord van jouw team liggen? Dan is Miro je nieuwe beste vriend.

Met Miro maak je door middel van digitale post-its je planning op. Je kan dus heel makkelijk bepaalde taken verschuiven naar een andere dag of een ander tijdstip. Miro biedt naast het opmaken van je planning ook nog veel andere mogelijkheden. Denk aan een framework voor brainstorms, mind mapping of om workflows weer te geven.

Gratis versie mogelijk? Ja
Prijs / maand: $8 - $16 per gebruiker, bij meer dan 50 gebruikers custom pricing.
Website: www.miro.com

3) Trello

Taken onderverdelen in 'To Do', 'In Progress' of 'Completed'? Ik hoor je Kanban board denken, jazeker. Daar is Trello een geschikte oplossing voor. Deze project management-tool is heel makkelijk in gebruik en laat je toe om Kanban-borden te maken. Je team weet op ieder moment wat de status is van verschillende taken. Je kan deze borden ook eenvoudig delen met externen zodat freelancers of andere partijen op de hoogte blijven.

Gratis versie mogelijk? Ja
Prijs / maand: €0 - €20,83/gebruiker

Communicatietools

Ook wanneer je van thuis uit werkt, is communicatie van essentieel belang. Hieronder vind je enkele tools die wij in onze teams gebruiken. Bovendien zijn ze zowel handig voor interne als externe communicatie.

4) Slack

Wil je de interne communicatie stroomlijnen, maar het e-mailverkeer binnen de perken houden? Dan is Slack als interne communicatietool zeker een optie. Via Slack kan je verschillende channels aanmaken waarin je samen met je projectteam de communicatie onderhoudt of gewoon een één-op-één communicatie kan voeren.

Deze tool is eveneens zeer geschikt om al je collaga's snel op de hoogte te brengen van interne communicatie. Denk maar aan verlofdagen of wanneer er iemand ziek is. We helpen je graag met integreren (ken je onze Piño-bot nog?). Zo hou je ook de inbox van je e-mail vrij voor al je klantencommunicatie. En als dat nog niet genoeg is, kan je via Slack ook videocalls organiseren!

PS: je kan Slack heel makkelijk koppelen aan andere tools zoals Google Drive & Trello zodat alles nog veel efficiënter verloopt.

Gratis versie mogelijk? Ja
Prijs / maand: €6,25 - €11,75/gebruiker
Website: www.slack.com

5) Google Meet

Een videocall met een klant of partner inplannen? Dan is het vaak zoeken naar een geschikte tool die makkelijk in gebruik is. Veel videocall tools vereisen ook het aanmaken van een account. Google Meet is een perfecte oplossing om snel en makkelijk een videocall te organiseren. Geen account of installatie nodig.

Na het aanmaken van een vergaderruimte ontvang je een link die je deelt met je gesprekspartner(s) en binnen no-time kan je aan je call beginnen. Je scherm delen? Ook dat gaat makkelijk met Google Meet.

Prijs: gratis
Website: meet.google.com

Tools voor meer betrokkenheid met je collega’s

Betrokken en geëngageerd blijven met je collega's wanneer je remote werkt? Niet altijd even eenvoudig! Met onderstaande tools helpen we je graag op weg.

6) Intuo

Complimenten geven aan je collega's? Jezelf doelstellingen geven om te groeien? Dan is Intuo een handige tool om het overzichtelijk te houden.

Iedereen krijgt graag complimenten. Dan moet het dus ook makkelijk zijn om complimenten te geven. Intuo zorgt daarvoor. Bij Yappa hebben we ook de koppeling gemaakt met Slack, zodat als iemand een compliment heeft gekregen alle Yappanezen dat zien.

Ook met groeien en doelstellingen maken in je carrière helpt Intuo. Zonder al te veel moeite maak je als teamlead doelstellingen aan voor collega's. Tussentijds kan je zelf aangeven hoe ver je bent in het bereiken van de doelstelling.

Prijs: Vanaf 2,50 euro per gebruiker per maand, custom pricing is ook mogelijk
URL: intuo.io

7) Sprintboards

Sprintboards is een tool die in deze lijst zeker niet mocht ontbreken. Het is een bord waar je digitaal post-its kan opplakken onder een bepaald gevoel.
 
Waar we normaal wekelijks teamretro's doen met post-its op kantoor doen we dat nu met deze digitale variant. Tijdens deze retro evalueren we wat ons gelukkig (glad), verdrietig (sad) of juist boos (mad) maakte in de afgelopen week. Aan deze gevoelens koppelen we dan een actie of werkpunt zodat we er ook iets uit leren.
 
PS: Sprintboards is eigenlijk een projectmanagementtool maar we vinden het een goede oplossing voor onze retro die normaal op kantoor doorgaat.
 
Prijs: Gratis

Tools voor het delen van documenten

Samenwerken betekent ook dat je makkelijk documenten en bestanden met je collega's deelt. Idealiter deel je deze documenten ook zodat er maar één versie bestaat waarin iedereen werkt. Zo voorkom je dat je in je e-mails versie 5.2 van een document over het hoofd ziet.

De tools die wij gebruiken om documenten te delen:

8) Google Drive

Je kent het wel, één van je collega's werkt in een Excel-file die jij ook nodig hebt. Maar is het wel de laatste versie die jij nu voor je hebt? Of was v41 toch niet de laatste versie? Of staan je documenten lokaal op de server van je bedrijf? Het is alleszins niet zo praktisch wanneer je van thuis uit werkt en bevordert ook niet meteen je productiviteit. Gelukkig lost Google Drive deze problemen op.

Google Drive zorgt dat je documenten op elk moment raadpleegbaar zijn via de cloud. Samenwerken met meerdere personen aan hetzelfde document wordt easy. Je moet ook niemand meer lastigvallen om toegang te krijgen tot een bepaald document. Handig!

Gratis versie mogelijk? Ja, tot 15 GB opslagruimte.
Prijs: €4,68 - €23 per gebruiker per maand (via G Suite)
Website: www.google.be/drive/about.html

9) WeTransfer

Wil je een aanzienlijke hoeveelheid documenten aan iemand bezorgen zonder dat er een USB-stick aan te pas komt? Daar is WeTransfer de oplossing voor!

Al je documenten die je aan iemand wil bezorgen kan je uploaden via WeTransfer. Je vult het e-mailadres van de ontvanger in en eventueel een begeleidend berichtje. De ontvanger krijgt dan een mailtje waarin ze in één klik alle documenten kunnen downloaden. Nadien ontvang je als verzender ook nog een mailtje van de downloadbevestiging. Je kan ook kiezen om een WeTransfer-link te laten aanmaken voor je uploads, dan kan je dat ook mee sturen in je e-mail!

Gratis versie mogelijk? Ja, tot het versturen van 2 GB is het gratis.
Prijs: €12 per maand indien je grotere bestanden wil versturen (20 GB & 1 TB opslag)
Website: www.wetransfer.com

Bonus tool: Milanote

Veel informatie en ideeën verzamelen in 1 dashboard en het toch overzichtelijk houden? Daar is Milanote de oplossing voor. Met deze tool kan je namelijk via een drag-and-drop-systeem en op basis van lijsten, foto’s, notities en documenten heel makkelijk een flow uitwerken. Milanote is ook te vergelijken met de eerder vermelde tool Miro.

Is een overzichtelijke structuur opzetten niet zo jouw ding? Milanote heeft wel 100 verschillende templates van een moodboard tot een user journey map en een buyer persona. Vanaf klad beginnen is dus nergens voor nodig.

Kan je de dashboards ook eenvoudig delen met anderen? Ja dat is perfect mogelijk! Zij kunnen ook rechtstreeks feedback/notities toevoegen aan elementen van het dashboard, waardoor snel duidelijk is op wat de feedback van toepassing is.

Gratis versie mogelijk? Ja, tot 100 notities, foto's of links is het gratis.
Prijs / maand: $9,99 per gebruiker voor onbeperkte opslag
Website: www.milanote.com

En nu is het aan jou!

Dit was onze lijst met tools die we bij Yappa veel gebruiken als we van thuis uit werken. Welke tool heeft jouw interesse gewekt? Of is er een tool die je nog mist in bovenstaande lijst? Laat het ons gerust weten!