De uitdagingen van thuiswerken: productiviteit en betrokkenheid

Werk je nu van thuis uit? Je bent zeker niet alleen. Voor de ene persoon is dit een grotere aanpassing dan de andere. Het kan je productiviteit naar beneden halen of het contact met collega’s verwateren. Ook bij Yappa ondervinden we deze uitdagingen. Yappanees Jim heeft een lijst gemaakt met enkele praktische tips die je dadelijk kan toepassen!

Challenge #1: je productiviteit thuis laten exploderen

1. Maak gebruik van rituelen

Rituelen zijn onmisbaar als je lang thuiswerkt. Die rituelen bestaan zowel voor je begint met werk als wanneer je eindigt met werken. Dit zorgt ervoor dat je brein zich gaat voorbereiden om aan de slag te gaan met werken of om juist te zorgen dat je brein niet meer aan werken denkt.

Enkele voorbeelden van een ochtendritueel zijn: het maken van een wandeling, 10 pagina’s in een boek lezen of een sudoku oplossen. Voer dit ochtendritueel elke dag op hetzelfde uur uit en zo krijg je het beste resultaat.

En dan een ritueel voor het einde van je werkdag! Om je brein zijn werkmodus af te zetten, bestaat er de oefening 'Review Your Day'. Overloop wat er goed ging aan je werkdag en wat er juist minder goed ging. Op deze manier kan je jezelf een compliment geven en actiepunten noteren waarmee je jezelf de volgende dag gaat verbeteren.

2. Pomodoro-techniek

De pomodoro-techniek is een methode voor tijdmanagement. Soms het gevoel dat je de tijd niet meester bent tijdens het thuiswerken? Of dat je taken maar half afwerkt? Dan moet je deze zeker eens proberen!

Je zet voor jezelf een timer - of good old kookwekker - van 25 minuten en die 25 minuten ga je je volledig focussen op het afwerken van 1 taak. Tot de timer afgaat werk je alleen aan die taak en weersta je alle afleiding. Eenmaal de tijd om is mag je jezelf een korte pauze gunnen. Elke 4 tijdspannes van 25 minuten geef je jezelf een langere pauze van 20-30 minuten. Deze techniek zal ervoor zorgen dat je effectiever taken gaat uitvoeren en ze ook effectief afwerkt. Work smarter, not harder!

Bij Yappa gebruiken we Pomodoro ook voor interne meetings. Daarvoor hebben we een hele grote timer met intervals klaar staan. Het gevolg is veel efficiëntere meetings zonder dat er enorm uitgewijd wordt over kleine details.

Klaar om Pomodoro te gaan toepassen? Je kan je altijd nog meer inlezen over deze time management methode.

3. Zie je werkdag als een film

Deze handige techniek is ontleend uit de sportwereld. Topsporters laten de wedstrijd als een soort film in hun hoofd afspelen. Dit krijgt ook wel eens de naam 'visualizing your success'. Hoe pas je dat dan concreet toe op je thuiswerkdag? Voor je begint aan je werkdag, overloop je eerst even voor jezelf hoe die zou moeten verlopen. Wat kan er misgaan? En hoe ga je daarop reageren? Bereid jezelf dus voor op een aantal scenario's.

Je zal doorheen de dag en week merken dat dit een gigantische productiviteitswinst zal opleveren. Het geeft jezelf veel meer vertrouwen en rust in je hoofd. Maar daar moet je dus wel even op voorhand tijd voor vrij maken.

 

4. Vertel het als een verhaal

Videocalls en virtuele meetings missen een menselijke touch, het fysieke contact. Merk je dat het niet goed lukt om je punt te maken via een call? Vertel het dan eens in de vorm van een verhaal. Ons brein kan een verhaal sneller en makkelijker verwerken. Het is getraind om verbanden, relaties en connecties te maken. Massa's informatie in 1 keer opslaan verloopt moeizamer voor onze hersenen (bron).

Fictief voorbeeld: je wil een nieuwe werkwijze in je team doorvoeren. Dat gebeurt tijdens Corona-tijden via een call. Je hebt weinig zicht op emoties en lichaamshouding. Je moet het enkel doen met spraak en beperkt beeld.

Hoe zou dit verlopen zonder storytelling?

  • Je start de videocall
  • Je overloopt het voorstel
  • Je vraagt of er feedback is

De kans is vrij groot dat: verschillende interpretaties de ronde gaan doen, 70% van je boodschap de dag nadien vergeten is en als het toch wordt uitgevoerd dan zal dat op een vrij slaafse manier gebeuren.

Wat is de aanpak met storytelling?

  • Je start de videocall
  • Iedereen doet een korte check-in (wat leeft er bij iedereen?)
  • Je vertelt 2 verhalen:
    • Huidige situatie: je vertelt over de situatie vanuit de beleving van alle aanwezigen. Dit is een mix van emoties en assumpties.
    • Toekomstige situatie: je doet je voorstel uit de doeken en vertelt dit ook opnieuw vanuit de beleving van de anderen en betrokkenen. 

De kans is vrij groot dat: aanwezigen ja beginnen te knikken omdat ze connectie maken met het verhaal en zich ermee identificeren. Ze gaan ermee aan de slag en passen de procedure aan omdat ze meer context hebben.

Graag nog meer productiviteitstips?

Voor extra productiviteitstips is het boek 'Personal Kanban: Mapping work | Navigating Life' van Jim Benson een hele dikke aanrader. Verder zijn we ook fan van de praktische tips in het boek 'Focus AAN/UIT' van neuropsycholoog Mark Tigchelaar.

Challenge #2: een leuke sfeer onder collega's behouden

Remote werken en toch als collega's met elkaar betrokken blijven en geëngageerd blijven. Hoe gaan we daarmee om bij Yappa? Hoe behouden we online onze leuke en unieke sfeer? We geven enkele voorbeelden hoe we dit de afgelopen weken egedaan hebben en nog zullen doen, totdat we uit ons kot mogen.

1. Wekelijkse online retro's met Sprintboards

In het pre-Corona tijdperk hielden we gewoon wekelijks onze teamretro's met post-its. Daarin evalueren we samen hoe de week is verlopen. Wat maakte ons gelukkig (glad), verdrieting (sad) en boos (mad). En het belangrijkste, welke acties of werkpunten koppelen we aan deze gevoelens om het te voorkomen of om het net vaker te doen. Deze teamretro gebeurt op vrijdag en vormt het ideale moment om je werkweek af te sluiten!

Good, the times they are a-changing. Dus zijn we op zoek gegaan naar een geschikte, online variant voor onze teamretro. Het oog van onze project manager Leen viel al snel op de tool Sprintboards. Ieder teamlid zet zijn digitale post-its of kaartjes klaar en vervolgens overlopen we die via Slack Call in team.

PS: Omdat we in Corona-tijden ook graag op zoek gaan naar lichtpuntjes en positiviteit, voegden we een extra categorie toe in onze retro. De initiële vraag voor deze categorie is: 'Wat, klein of groot, maakte jou deze week gelukkig?'

2. Dagelijkse stand-ups via Slack Call

De dagelijkse stand-ups waren al een gevestigde waarde bij onze development teams, iets minder bij ons marketingteam. Sinds het thuiswerken zijn de dagelijkse stand-ups routine geworden binnen alle teams bij Yappa.

De teamleden bellen net na de middag even in via Slack. Vervolgens overloopt ieder voor zich wat je in de voormiddag hebt gedaan en wat je nog gaat doen in de namiddag. Daarbij kan je steeds aangeven of je hulp nodig hebt of dat je ergens tegen aan loopt. Daarnaast is dit dagelijks contactmoment een leuk onderonsje onder yappanezen. Sommigen verkleden zich, anderen verbergen zich in hun pyjama.

3. De digitale koffieklets

Op kantoor hebben we 2 coffeecorners waar vaak yappanezen samen troepen om eens te babbelen over vanalles en nog wat. Verschillende studies hebben uitgewezen dat je na een goede koffieklets opnieuw meer gefocust aan de slag gaat.

De afgelopen weken experimenteerden we tijdens het remote werken met digitale koffiekletsen:

  • Een echte koffie of thee in de hand
  • Casual talk, not who's doing what
  • Max. 3 personen
  • Max. kwartier

 In Zweden is dit koffiemoment zelfs ingebakken in hun nationale bedrijfscultuur. Het ritueel krijgt daar de naam 'fika'. Meer daarover in de video hieronder!
 

4. Yappawadoeda met alle yappanezen via Google Meet

De Yappawadoeda is onze maandelijkse gathering tijdens de middag om all-things-Yappa ook met alle yappanezen te bespreken. Dit gaat van planningsgraden en billability tot teams die hun eigen werk previewen in demo's. Op die manier is iedereen meteen mee. Faire uitdaging nu iedereen van thuis uit werkt. Hoe kunnen we dit gestructureerd laten verlopen via remote call?

  • Teampresentatie is voorbereid door Yoeri en teams
  • Iedereen meldt zich aan via Google Meet
  • Iedereen zegt kort 'hallo' en mute zichzelf
  • Yoeri en project managers presenteren
  • Genoeg pauzes laten vallen voor interactie of feedback

Wat wil dit nu zeggen voor jouw team of bedrijf?

Hierboven heb je heel wat tips gekregen om je je eigen productiviteit te boosten tijdens het thuiswerken of om betrokkenheid te stimuleren tussen collega's en teams. Er is echter geen gouden regel die in ieder bedrijf toepasbaar is. Remote werken stelt de nodige uitdagingen. Je zal zelf moeten experimenteren en ondervinden wat je helpt en wat niet. Elk team en iedere persoon is daar namelijk anders in. Learn to adapt.

We hopen dat bovenstaande tips je geïnspireerd hebben, of dat er tenminste 1 tip is die je nog niet kende en wilt gaan toepassen. We zijn zeker ook benieuwd naar jullie ervaringen met thuiswerken en productief werken! Stuur het even naar hallo@yappa.be.