Deliva automatiseert papieren bestellingen met AI

Deliva bezorgt maaltijden aan huis. Door een reeks overnames groeide het klantenbestand flink, en daar hoort ook een iets ouder publiek bij dat zijn bestelling het liefst op papier doorgeeft aan de chauffeur. Klantvriendelijk en vertrouwd, maar achter de schermen moest elk formulier daarna manueel worden overgetypt naar een digitale bestelling.

Yappa is al jaren de vaste digitale partner van Deliva. We overleggen regelmatig om te evalueren hoe hun business evolueert en waar de digitale werking kan volgen. In een van die gesprekken kwam de papierstroom op tafel. Samen met Deliva legden we de cijfers naast elkaar, rekenden we uit wat automatisering kan opleveren en werkten we een voorstel uit. Zo groeide dit project op een natuurlijke manier verder uit het partnership.

Groeiende papieren administratie

Meer klanten door overnames is goed nieuws. Alleen groeide de administratie stilletjes mee: elke nieuwe klant die op papier bestelt, betekent een formulier dat iemand moet overtypen. Flexi-jobbers deden dat werk, formulier per formulier. Met zo'n 700 formulieren per maand en ongeveer vijf minuten per stuk liep dat naar schatting op tot bijna 60 uur manueel werk per maand.

Dat werk voegt geen waarde toe voor de klant, zorgt voor vertraging tussen ontvangst en verwerking, en neemt bij elke groeispurt opnieuw toe. De vraag was dus hoe Deliva verder kon groeien zonder dat de administratie mee bleef groeien.

Formulieren die zichzelf inlezen

In twee maanden bouwde Yappa een functie in de bestaande Deliva-applicatie die het overtypen overneemt. Het team bleef bewust compact: een senior developer, een UX/UI-designer voor de schermen en een projectmanager. Vanuit intake en business uitdaging, naar uitvoering en AI-coding.

Zo werkt het, stap voor stap:

Elk bestelformulier krijgt een unieke QR-code. Die is gekoppeld aan een specifieke klant en een specifieke week. Zodra een formulier wordt ingescand, weet het systeem meteen van wie de bestelling komt en voor welke week ze bedoeld is. Verwisselingen zijn daarmee uitgesloten.
De klant vult het formulier in en geeft het mee aan de chauffeur. Voor de klant verandert er niets: die blijft gewoon op papier bestellen zoals voordien.
Een medewerker scant het formulier in de Deliva-app. Slimme tekstherkenning leest de ingevulde maaltijden en zet ze automatisch om naar een digitale bestelling, klaar voor verwerking.
Het systeem kent zijn eigen grenzen. Elke scan krijgt een betrouwbaarheidsscore. Is het systeem zeker van zijn zaak, dan volstaat een korte controle. Twijfelt het, dan komt het formulier automatisch bij een medewerker terecht. Onleesbare documenten worden aangeduid voor manuele invoer, zodat geen enkele bestelling verloren gaat.

Die laatste stap is bewust zo ontworpen. Automatische herkenning is nooit 100% foutloos, dus zit de controle in het proces ingebouwd. De rol van de medewerker verschuift daarmee van overtypen naar controleren waar het nodig is.

Ook tijdens de ontwikkeling bleef de oplossing evolueren. Developer Vincent beoordeelde nieuwe AI-modellen zodra die beschikbaar kwamen en integreerde verbeteringen wanneer ze de kwaliteit verhoogden. Zo kreeg Deliva steeds de best mogelijke technologie, zonder dat het project van koers hoefde te veranderen.

Veilig omgaan met klantgegevens

De formulieren bevatten bestellingen van echte klanten. Persoonsgegevens worden daarbij nooit door AI verwerkt: dat is in deze context ook niet nodig. We verwerken uitsluitend de gegevens uit de bestelling zelf en koppelen die nadien, binnen onze eigen platformomgeving, opnieuw aan de juiste klantgegevens. Ook onder tijdsdruk deden we geen toegevingen op vlak van privacy en gegevensbescherming.

Het resultaat

70 tot 90% minder manuele invoer
Formulieren worden sneller verwerkt, van ontvangst tot digitaal order
Medewerkers besteden hun tijd aan klantenservice in plaats van aan overtypen
Door de overstap van intern werk naar tooling realiseren we een besparing van zo'n 94% op de verwerkingskosten.
De investering verdient zichzelf naar verwachting binnen het jaar terug

Groeien zonder groeiende papierberg

Soms voelt een proces niet als een probleem. De administratie draaide, de bestellingen raakten verwerkt en niemand lag er wakker van. Toch zat er winst verborgen die elke maand terugkwam. Doordat we in het partnership geregeld samen doorvragen waar tijd en geld weglekken, kwam die winst aan de oppervlakte. Daarna is het een kwestie van de juiste tool kiezen voor de job.

Voor Deliva betekent dat vandaag: verder groeien zonder dat de administratie meegroeit, medewerkers die hun tijd aan klanten besteden en een verwerkingsproces dat klaar is voor de volgende overname. De volgende stap staat intussen al op de radar: een omgeving waarin digitaal vaardige klanten hun bestelling zelf online ingeven, zodat er nog minder papier aan te pas komt.

Benieuwd waar jouw processen tijd laten liggen?

Soms zie je de winst pas als iemand mee komt kijken. Wij investeren graag in een gratis intake gesprek, zodat we samen kunnen bekijken waar automatisering voor jou het meeste oplevert.