Dankzij Intake-app efficiëntere onboarding bij Cynex

Gidsen in groei, zo kunnen we Cynex het best omschrijven. Als accountants van de toekomst stellen ze niet alleen de cijfers van hun klanten in vraag, maar kijken ze ook kritisch naar de invulling van de eigen interne processen. Uit een interne analyse bleek dat het onboarding proces van nieuwe klanten alvast een stuk slimmer en efficiënter kon ingezet worden. Do the yappa!

Gidsen in digitalisering

Daar waar Cynex de gidsen in groei zijn, neemt Yappa de klant bij de hand doorheen het digitale proces. Om het onboarding proces van nieuwe klanten te optimaliseren, ging Jeroen Meens zaakvoerder van Cynex, op zoek naar een digitale partner.

"Voorheen moesten we altijd een fysiek gesprek inplannen om alle administratieve gegevens van een klant te verzamelen. Nadien vond dan pas een tweede afspraak plaats om alle zaken te finaliseren. Naar onze mening kon dit proces veel intelligenter en bovendien efficiënter verlopen", vertelt Jeroen.

In samenwerking met de gidsen in groei kwam de Intake-app uit de digitale bus. Deze Intake-app vervangt een groot deel van tijdrovende processen. De doelstelling? Minder administratie voor hun medewerkers en een betere onboarding van nieuwe klanten met minder fouten in de gegevens.

Waarom Yappa?

"Ik kan een niet zo concreet concept bij Yappa droppen en zij denken dan altijd mee om eraan bij te dragen en te verbeteren", vertelt Jeroen Meens. "Dat helpt mij om mijn ideeën verder te vormen. Zo is de intake-app uiteindelijk ook geboren."

"Daarnaast heb ik ook gewoon een klik met de yappanezen. Ik ken ze natuurlijk niet allemaal persoonlijk, maar ik ervaar elke interactie met hun als pragmatisch, professioneel en bescheiden. Gewoon 'get things done', daar hou ik enorm van."

naam

"Ik werk als ondernemer op lange termijn. Voor mij is het belangrijk om een partner te hebben, die mij kent, onze visie begrijpt en waar we op verder kunnen bouwen. Gewoon 'get things done', daar hou ik van!"

Jeroen Meens, Co-Founder Cynex

Eureka.

De Intake-app zelf? Dat is een gebruiksvriendelijke, digitale vragenlijst die nieuwe klanten van Cynex invullen om zo een heleboel administratieve gegevens door te geven. 

Zodra er een nieuw contact in het CRM-systeem van Cynex ontstaat, kan er vanuit het systeem een nieuwe intake opgestart worden. De gebruiker krijgt hierna meteen een automatisch mailtje om het ‘intakegesprek’ te starten.

Om de kansen op foutieve handelingen te minimaliseren werden er doorheen de hele flow intelligente processen voorzien. Op die manier worden bepaalde gegevens automatisch ingevuld aan de hand van eerder opgegeven informatie. Zo is er onder andere een integratie met de Kruispuntbank van Ondernemingen voorzien om de informatie van de maatschappelijke zetel en vestigingen op te halen.

Later kan ook.

Aangezien ondernemers vaak druk bezet zijn, is de app uitgerust met een ‘later verder doen’-knop. Zo kan de gebruiker op een later tijdstip terugkeren naar het laatst ingevulde scherm. Vergeet de gebruiker toch om de intake nadien te vervolledigen? Geen probleem, na 2 dagen krijgt die een automatische e-mail om de vragenlijst verder af te werken.

Nadat de gebruiker alles heeft ingevuld, kan er in de laatste stap een afspraak geboekt worden in de persoonlijke agenda van de dossierbeheerder. Hiervoor is een realtime synchronisatie opgezet met de agenda’s van de verantwoordelijken binnen Cynex. Zo kan een klant meteen een afspraak inplannen wanneer dit voor hem of haar past.

Nadien komt de informatie vanuit de Intake-app automatisch in het CRM-systeem van Cynex. Voorheen vereiste dit proces een dubbele, manuele handeling. Met 176 nieuwe klanten in 2017, leverde dit alvast een enorme tijdsbesparing op voor de medewerkers van Cynex.

Jawadde?

De uiteindelijke impact van de Intake-app? Het onboarding proces van nieuwe klanten verloopt nu veel efficiënter én met minder fouten. Niet alleen Cynex kan hierdoor slimmer te werk gaan, ook de klant geniet van een betere customer experience. Bovendien past deze aanpak perfect in de propositie van Cynex om de accountant van de toekomst te zijn.