Deliva werd opgericht in 1991 en is door de jaren heen uitgegroeid tot een productie-unit van 10.000 m² voor soepen, sauzen, vacuüm gegaarde maaltijden en maaltijdcomponenten. Doorheen de jaren werden de interne structuren en flows complexer en minder logisch door een snelle groei van klanten en bestellingen. Als digitale partner verdiepten we ons in de processen om zo de structuren en informatie verder te stroomlijnen.
Een pittige uitdaging
In het verleden werden bestellingen via Excel-documenten heen en weer gemaild en vervolgens manueel overgenomen in de interne systemen. Deze manier van werken bezorgde het personeel van Deliva veel kopzorgen: problemen met verschillen versies, te laat doorgestuurde bestanden, foutieve wijzigingen, ….
Het gevolg? Er liep af en toe al eens iets in de soep, letterlijk én figuurlijk. Veel klanten moesten zo opnieuw opgebeld worden om fouten in bestellingen recht te zetten. Extra tijd die we Deliva liever aan account management lieten besteden.
Om de bestelflow te optimaliseren werd er gestart met de uitbouw van een online platform. In dit bestelplatform wordt het volledige assortiment samen met alle menu’s opgenomen. Dankzij de koppeling met het ERP-systeem (Lisa) krijgen klanten directe feedback over hun bestellingen: klant gegevens, leverdagen, prijzen en voorraden zijn voortaan raadpleegbaar in het bestelplatform.
Alle informatie om de bestellingen in te geven is meteen beschikbaar. Tijdswinst een logisch gevolg. Voor Deliva betekent de koppeling een automatische doorstroom van orders van het platform naar de interne systemen. Geen manuele handelingen meer nodig dus.
Om niet alleen de tijd van Deliva efficiënter te laten verlopen, maar ook die van haar klanten werd alle product informatie zoals: klant gegevens, leverdagen, prijzen en voorraden ingeladen in het bestelplatform. Hierdoor werd het ook voor de klant een gemakkelijke opdracht om een nieuwe bestelling te plaatsen.
De versnelling hoger
Door het succes en de impact van het bestelplatform in een eerste fase worden andere modules die de interne en externe werking optimaliseren én verbeteren gaandeweg toegevoegd. Dit laat Deliva toe om nog een digitale versnelling hoger te schakelen.
Alle modules zijn opgebouwd om zoveel mogelijk data te kunnen hergebruiken en uit te wisselen, maar ook om het inzicht in data te verhogen dankzij relevantere rapportages.
Zo kunnen district managers hun eigen sites opvolgen in dashboards met globale indicatoren. Wanneer nodig kunnen ze dieper ingaan op de data. Dit geeft hen een helikopterview die toelaat snel te reageren op situaties die dreigen te escaleren, en dit nog voor ze zich voordoen.
"In Yappa vonden we een partner die meedenkt naar een oplossing op lange termijn. Geen short term oplossingen, maar een doordachte aanpak die loont. Door hun inlevingsvermogen kunnen we nu sneller schakelen en verlopen de interne processen efficiënter dan ooit."Hans Desmet
CEO Deliva
Toekomstperspectief
De toekomst van Deliva ziet er alvast rooskleurig uit. Binnen de organisatie zelf zijn er nog verschillende onderdelen die gedigitaliseerd en geautomatiseerd zullen worden. Op deze manier kunnen de medewerkers van Deliva zich meer focussen op de klanten waardoor ze de klantservice naar een hoger niveau kunnen tillen.
Ook een integratie op maat van jouw bedrijf?
Dat kan! Wij investeren graag in een gratis intake gesprek, zodat we kunnen analyseren welke digitale oplossing past bij jouw bedrijf. Stel je vraag!