"In Yappa vonden we een partner die meedenkt naar een oplossing op lange termijn. Geen short term oplossingen, maar een doordachte aanpak die loont. Door hun inlevingsvermogen kunnen we nu sneller schakelen en verlopen de interne processen efficiënter dan ooit."
Hans Desmet
CEO Deliva
Pittige uitdaging
Deliva werd opgericht in 1991 en is door de jaren heen uitgegroeid tot een productie-unit van 10.000 m² voor soepen, sauzen, vacuüm gegaarde maaltijden en maaltijdcomponenten.
Doorheen de groei werden de interne structuren en flows complexer en minder logisch, wat normaal is in zo'n groeitraject. Als digitale partner verdiepten we ons in de materie en stroomlijnden we deze structuren.
Automatisch besteld, persoonlijk bediend
Bestellingen verliepen via verschillende Excel documenten die ingelezen werden. Verder waren er problemen met versies, te laat doorgestuurde bestanden, foutieve wijzigingen… Veel klanten moesten opnieuw opgebeld worden voor fouten in bestellingen,...
Daarom zijn we gestart met de digitalisering van het bestelproces: we digitaliseerden het assortiment en koppelden het aan het ERP pakket (ontwikkeld door CCE). Zo kan het hele bestel- en productieproces vervolgens volledig automatisch aangestuurd worden. Alle product informatie, klantgegevens, levertijden, prijzen, voorraden,... worden in het bestelplatform ingeladen om de klant zo gebruiksvriendelijk mogelijk door zijn bestelling te loodsen.
De medewerkers van Deliva die zich vroeger vooral bezig hielden met administratieve opvolging van deze bestellingen, excel documenten opmaken, klanten opnieuw opbellen,... kunnen zich nu vooral focussen op customer service.
Verdere digitalisering
Door het succes en de impact van het bestelplatform zijn er verschillende modules bijgebouwd die de interne en externe werking optimaliseren en verbeteren.
-
inventaris
-
rapporteringen
-
klachtenbehandeling
-
audits
-
quality assurance
Alle modules zijn in elkaar verweven om zoveel mogelijk data te kunnen hergebruiken en om de relevantie van rapportages te kunnen verhogen.
District managers kunnen hun eigen sites opvolgen door globale indicatoren in de gaten te houden en dieper op de data in te gaan indien nodig. Door de juiste personen een helikopterview te geven en te laten inzoomen waar nodig, kunnen problemen sneller verholpen worden alvorens ze dreigen te escaleren.
De impact van deze digitalisering is inmiddels enorm. Meer dan 10.000 producten, 400 klanten en 1.000 leveranciers worden nu efficiënt beheerd binnen één digitaal platform. Pure efficiëntie in actie.
Toekomst
Ook na deze automatisering blijven we samen met Deliva kijken waar processen eenvoudiger, sneller en schaalbaarder kunnen, zodat werknemers binnen Deliva zich meer kunnen focussen op klantenservice.
Bestellingen die zichzelf inlezen
Deliva's klanten geven maaltijdbestelling nog graag op papier mee aan de chauffeur. Vertrouwd voor de klant, maar arbeidsintensief voor het team van Deliva: elk formulier moet manueel worden overgetypt naar een digitaal bestellingssysteem.
Daarom bouwden we een AI-integratie in de Deliva-applicatie die papieren bestelformulieren automatisch verwerkt. Elk formulier krijgt een unieke QR-code, gekoppeld aan een specifieke klant en week. Na het inscannen leest slimme tekstherkenning de ingevulde maaltijden uit en zet het systeem ze om naar een digitale bestelling.
Het resultaat: tot 70 à 90% minder manuele invoer, snellere verwerking van bestellingen en medewerkers die meer tijd kunnen besteden aan klantenservice. De maandelijkse verwerkingskost daalt fors en de investering verdient zichzelf naar verwachting binnen het jaar terug.
Deliva AI platform bekijken
Ook een integratie op maat van jouw bedrijf?
Dat kan! Wij investeren graag in een gratis intake gesprek, zodat we kunnen analyseren welke digitale oplossing past bij jouw bedrijf. Stel je vraag!
