Limburgse steden, gemeenten en intercommunales schrijven ieder jaar voor zo’n 3 miljard euro uit aan overheidsopdrachten. Pijnlijke cijfers! Waarom? Slechts een derde van dit bedrag gaat naar Limburgse bedrijven of KMO’s. Unizo Limburg, VKW en Provincie Limburg gingen op zoek naar een digitale oplossing. Gezocht: de brug tussen Limburgse bedrijven en overheden.
De drempels voor KMO's
Wat hield KMO’s tegen om zich kandidaat te stellen voor een aanbesteding? Een analyse van de Europese Commissie herkende volgende redenen:
- Veel bureaucratische rompslomp en administratie
- Te weinig informatie over aanbestedingen
- Weinig vertrouwdheid met overheidsopdrachten
- Vooroordelen over aanbestedingen
- Te weinig openheid voor nieuwe leveranciers
Onzekerheden wegnemen
Na de eerste intake-gesprekken met de initiatiefnemers, was het duidelijk dat er nog heel wat onzekerheid heerste. We besloten diepte-interviews op te zetten met stakeholders binnen steden en gemeenten. Daarnaast doken we ook dieper in het wetgevend kader rond aanbestedingen.
Wat bleek namelijk? Op het platform mogen overheden geen opdrachten plaatsen, maar wel een oproep lanceren voor een toekomstige opdracht. Subtiel verschil, maar zeer belangrijk om onze oplossing meteen op punt te stellen.
Bijna gestruikeld
In onze interviews brachten we de belangrijkste struikelblokken voor aanbesteders in kaart om zo’n aanbestedingsplatform te gebruiken. Inloggen en oproepen aanmaken moest vooral snel kunnen gebeuren. Verder gaven aanbesteders aan dat ze zelf invloed willen hebben over de straal waarin bedrijven zich kunnen aanmelden voor de oproep.
Deze zaken namen we mee op in onze wireframes en user stories. We zorgden ervoor dat gebruikers geen wachtwoord moesten onthouden en dat je in heel beperkte tijd een oproep voor interesse de wereld kon insturen.
De aanpak was meteen raak. Vanuit een helikopterview naar onze vraagstelling kijken en zo een onderbouwd stappenplan uitwerken.Bart Lodewyckx
Gedelegeerd bestuurder bij UNIZO Limburg
Stijl maken
Om het platform te laten opvallen en herkenbaar te laten overkomen, creëerden we een gloednieuwe branding en huisstijl. Uit de interviews bleek dat veel bestaande systemen en software waarmee aanbesteders werken, qua look ‘n feel niet echt aantrekkelijk zijn. Tijd om daar verandering in te brengen!
De betekenis achter het logo? De blokjes geven de bedrijven weer die zich aanbieden voor een opdracht. De aanbesteder kiest daar uiteindelijk eentje van, vandaar het groene vinkje. De kleuren die gebruikt zijn, tonen het proces om een aanbesteding al dan niet binnen te halen. Rood voor een mindere match, groen voor de juiste match!
Corona & Relance
Het hele proces kwam in een stroomversnelling doordat corona inhakte op de Limburgse ondernemingen. We schakelden (nog) een tandje bij en beslisten samen met de klant om onze deadlines te verscherpen.
Van interviews en wireframes tot development en lancering. Van kick-off tot afstemmomenten met verschillende stakeholders. Dankzij extra inspanningen van iedereen en extra flexibiliteit van onze yappanezen, stoomden we het hele platform klaar op 3 maanden tijd. Het platform paste meteen in het Limburgse, economische relanceplan tijdens de coronacrisis.
De ideale match vinden
Inschrijven is goed, maar het matching proces tussen aanbesteding en KMO was minstens even belangrijk. De slimme matching in het aanbestedingsplatform gebeurt op 2 niveaus:
- Op sector
- Op locatie
De aanbesteders kunnen namelijk kiezen of ze partners zoeken in hun eigen stad of gemeente, in een straal rond hun gemeente of in heel Limburg. Het zoeken op sector losten we eenvoudig op door CPV-codes in te zetten.
Vervolgens schakelden we ook onze eigen eerlijke insteek als KMO in om features kritisch te bekijken. Op die manier speelden we niet alleen onze rol als ontwikkelaar, maar ook als directe stakeholder.
De kaap van 1.000 ondernemers
We lanceerden Aanbestedingeninlimburg.be in oktober. Anderhalve maand later registreerden 1.000 bedrijven zich op het platform. Doordat het platform heel toegankelijk, digitaal en gratis is, merkten we enorm veel enthousiasme bij de Limburgse ondernemers.
Dit viel onze Viceminister-president & minister van Economie Hilde Crevits ook op. De belangstelling om dit project door te trekken naar andere provincies is groot. Benieuwd!
Ook geïnteresseerd in een slim platform?
Wij investeren graag in een gratis intake gesprek, zodat we samen kunnen bekijken welke oplossing de juiste is voor jouw probleem. Stel je vraag!